Почему 1С недостаточно для управленческой аналитики руководства

Краткое введение

1С часто является центральной учетной системой компании. В ней хранятся продажи, закупки, платежи, складские операции, производственные данные, документы и справочники.

Но для руководства одной 1С часто недостаточно. Причина не в том, что 1С «плохая». Наоборот, это сильная учетная система. Проблема в другом: учетная система и управленческая аналитика решают разные задачи.

1С хорошо хранит и обрабатывает операции. Руководству же нужны сводные показатели, сценарии, план-факт, расшифровки отклонений, визуальные дашборды и единая картина бизнеса.

1С — это прежде всего учетный контур

В большинстве компаний 1С используется для:

• отражения хозяйственных операций;
• ведения справочников;
• учета продаж и закупок;
• учета складских остатков;
• учета платежей;
• расчета зарплаты;
• бухгалтерского и налогового учета;
• управленческих операций;
• формирования регламентных отчетов.

Это операционный и учетный контур. Он должен быть надежным, точным и соответствовать внутренним правилам компании.

Но управленческая аналитика требует другого слоя: быстрой агрегации, визуализации, сравнения план-факт, анализа трендов, консолидации и drill-down (детализации) по управленческим разрезам.

Какие сложности возникают у руководства

В компаниях с оборотом от 1 млрд руб. 1С обычно содержит много данных. Но руководители часто сталкиваются с типовыми проблемами.

Сложно быстро увидеть общую картину

Данные есть, но они находятся в разных разделах, отчетах, базах или конфигурациях.

Чтобы ответить на вопрос «что происходит с прибылью?», финансовой службе приходится собирать несколько отчетов, выгружать данные в Excel и вручную готовить сводную картину.

Отчеты перегружены деталями

Учетные отчеты часто удобны для бухгалтера, экономиста или специалиста финансовой службы, но не для собственника или CEO.

Руководству не нужны десятки технических колонок. Ему нужна понятная логика:

• показатель;
• динамика;
• план;
• факт;
• отклонение;
• причина;
• ответственный разрез;
• детализация при необходимости.

Не хватает визуализации

Руководители быстрее воспринимают данные через дашборды: графики, карточки KPI (ключевые показатели эффективности), рейтинги, отклонения, динамику, структуру.

В 1С визуальная аналитика обычно ограничена или требует дополнительных доработок. Поэтому отчеты часто переносятся в Excel или презентации.

План-факт требует ручной подготовки

План может храниться в Excel, факт — в 1С, корректировки — в отдельных файлах, а итоговая презентация — в PowerPoint. В результате план-факт существует, но его подготовка занимает много времени.

Не всегда есть единая версия данных

Разные подразделения могут использовать разные выгрузки, разные правила группировки, разные версии бюджетов и разные трактовки показателей.

Это приводит к ситуации, когда обсуждение начинается не с управленческих решений, а со спора о том, «какие цифры правильные».

Что дает BI-надстройка над 1С

BI-надстройка не заменяет 1С. Она использует 1С как один из источников данных и строит над ней аналитический слой.

Такой слой включает:

• загрузку данных из 1С;
• объединение с ERP, SQL, Excel и другими источниками;
• очистку и нормализацию данных;
• витрины данных;
• аналитические кубы;
• модель управленческих показателей;
• дашборды для руководства;
• автоматическое обновление отчетности.

Типовая архитектура

Правильная схема выглядит так:

1. Данные остаются в 1С и других системах.

2. Из них регулярно загружаются нужные показатели и справочники.

3. Данные приводятся к единой управленческой модели.

4. На основе модели строятся кубы и дашборды.

5. Руководители работают с готовой аналитикой, а не с техническими учетными отчетами.

Такой подход не ломает существующий учетный контур.

Какие отчеты можно построить поверх 1С

На базе данных 1С и дополнительных источников можно построить:

• P&L (отчет о прибылях и убытках);
• ДДС (движение денежных средств);
• управленческий баланс;
• БДР;
• БДДС;
• план-факт;
• EBITDA;
• маржинальность;
• расходы по статьям;
• дебиторскую задолженность;
• кредиторскую задолженность;
• продажи;
• себестоимость;
• запасы;
• прибыльность клиентов;
• прибыльность направлений;
• KPI подразделений.

Почему не стоит заменять 1С

Для зрелой компании замена учетной системы — это сложный и рискованный проект.

Часто в этом нет необходимости. Если 1С уже содержит нужные данные и процессы работают, правильнее не заменять систему, а добавить аналитический слой поверх нее.

Это позволяет сохранить существующий учетный контур, быстрее получить управленческий результат, уменьшить нагрузку на финансовую службу и постепенно развивать аналитику без масштабной перестройки учета.

Итог

1С является сильной учетной системой, но не всегда удобна как инструмент управленческой аналитики для собственника, CEO и CFO.

Для руководства важны не только операции и документы, а картина бизнеса: прибыль, денежный поток, бюджеты, отклонения, маржинальность, KPI и причины изменений.

Поэтому оптимальный подход для средних и крупных компаний — не замена 1С, а создание BI-надстройки: витрин данных, аналитических кубов и дашбордов поверх существующей учетной системы.